Visiotuki-verkkopalvelun käyttöohje

1. Palvelun käyttöönotto  
2. Vuosikiintiön hakeminen
3. Koulutusten suunnitelmien ilmoittaminen
4. Osallistujatietojen kerääminen
5. Selvityksen laatiminen
6. Pistokokeet
7. Tuen maksu ja tukilaskelma
8. Visiotuki-verkkopalvelun ohjeet ja apulomakkeet
9. Ongelmia Visiotuki-verkkopalvelun kanssa?

Lataa ohjeet pdf-muodossa täältä.

1. Palvelun käyttöönotto

• Visiotuki-verkkopalvelu on Opintokeskus Vision verkkopalvelu, jonka kautta hallinnoidaan Vision myöntämä tuki yhdistysten omaan koulutustoimintaan.
• Visiotuki-verkkopalvelun käyttöönotto alkaa käyttäjätietolomakkeen täyttämisellä.
• Ensimmäisellä kerralla käyttäjätietolomakkeella ilmoitetaan palveluun liitettävän yhdistyksen tiedot ja  palveluun liitettävien käyttäjien tiedot. Jatkossa samaa lomaketta voi käyttää uusien käyttäjien lisäämiseen ja vanhojen poistamiseen sekä järjestön muuttuneiden tietojen ilmoittamiseen.
• Lomakkeeseen tarvitaan aina myös yhdistyksen nimenkirjoittajan tiedot. Käyttäjätunnukset ovat aina henkilökohtaisia! Jos yhdistyksessä kaksi henkilöä käyttää Visiotuki-palvelua, tulee molemmilla olla sinne omat tunnukset.
• Lomake allekirjoitetaan sähköisesti Visma sign -allekirjoituspalvelun kautta. Sekä uudet käyttäjät että valtuuttaja saavat muutaman päivän sisällä lomakkeen lähettämisestä  sähköpostiinsa kutsun allekirjoittaa lomake. Allekirjoittamiseen tarvitaan verkkopankkitunnukset.
• Käyttäjätietolomake löytyy osoitteesta: https://opintokeskusvisio.fi/tuet/kayttajatietolomake/

2. Vuosikiintiön hakeminen

Mikä on vuosikiintiö ja milloin sitä haetaan?

• Vision opintokumppaneille myönnetään kalenterivuosittain oma opintotuntien vuosikiintiö.
• Yhdistyksellä tulee olla vuosikiintiö myönnettynä, ennen kuin se voi lisätä koulutusten suunnitelmia Visiotuki-alustalle.
• Vuosikiintiötä tulevalle toimintavuodelle haetaan kuluvan vuoden lokakuussa. Hakuajasta tiedotetaan visiotuki-sähköpostilistalla ja Visiotuki-palvelussa.
• Hakuvaiheessa yhdistys antaa arvion koulutustoimintansa määristä ja sisällöistä tulevana kalenterivuonna. Annettavat tiedot eivät ole sitovia vaan suuntaa-antavia.
• Päätös vuosikiintiöstä tulee viimeistään joulukuussa.
• Yhdistys voi toimintavuoden aikana hakea myös kiintiölle lisäystä tai ilmoittaa käyttämättä jäävistä tunneista.
• Mikäli kiintiö jäi hakuaikana hakematta tai kyseessä on kesken vuotta mukaan tullut uusi kumppaniyhdistys, voidaan kiintiötä myöntää harkinnanvaraisesti myös toimintavuoden aikana. Tällöin ollaan yhteydessä Vision opintosihteeriin (Leena Karisto, leena.karisto@opintokeskusvisio.fi).

Miten vuosikiintiötä haetaan?

• Kirjaudu Visiotuki-verkkopalveluun.
• Paina etusivulla olevaa Laadi hakemus -nappia. Löydät sen Vuosikiintiön hakeminen -laatikosta hakuajan ollessa käynnissä.
• Anna tarvittavat tiedot. Katso mallia esimerkkivastauksista.
• Halutessasi voit lisätä hakemukselle liitteitä, esim. toimintasuunnitelman tai sen luonnoksen.

3. Koulutusten suunnitelmien ilmoittaminen

• Kun yhdistykselle on myönnetty vuosikiintiö, voi se aloittaa koulutussuunnitelmien ilmoittamisen Visiotuki-palvelussa.
• Suunnitelmat tulee lisätä palveluun viimeistään kaksi viikkoa ennen ko. koulutuksen alkua, jos haluaa varmistua siitä, että koulutus hyväksytään osaksi Vision opinto-ohjelmaa.
• Visio käy kahden viikon sisällä koulutussuunnitelman läpi ja hyväksyy/hylkää koulutuksen. Opintosihteeri saattaa myös pyytää suunnitelmaan täydennyksiä ennen hyväksymistä.
• Päätös on näkyvissä Visiotuki-palvelussa. Päätöksestä tulee myös viesti hakijan sähköpostiin.

Käyttäjän etusivu

• Kirjaudu Visiotuki-verkkopalveluun.
• Paina etusivulla olevaa Lisää koulutus -nappia. Löydät sen Viimeksi muokatut koulutukset -laatikosta.
• Vaihtoehtoisesti koulutuksia pääsee lisäämään myös Koulutukset-alasivun kautta (siellä: Lisää koulutus -nappi)

Suunnitelma-välilehti

• Anna Suunnitelma-välilehdellä pyydetyt tiedot tulevasta koulutuksestanne.
• Tähdellä merkityt kohdat ovat pakollisia, kysymysmerkeistä saat lisätietoja.        
• Koulutusten suunnittelussa kannattaa hyödyntää Visiotuki-palvelun Ohjeet ja lomakkeet -alasivulla olevia materiaaleja, kuten kurssiohjelmapohjia.
• Paina lopuksi tallenna.
• Suunnitelma siirtyy Visiossa tarkastettavaksi. Koulutuksen status muuttuu muotoon:

• Hakemusta voi päivittää niin kauan, kuin se on Uusi hakemus-tilassa.
• Jos teillä on alkamassa useampia koulutuksia, toista prosessi.
• Suunnitelma käsitellään Visiossa 2 viikon kuluessa, jonka jälkeen saat ilmoituksen päätöksestä sähköpostiisi. Kun koulutuksen suunnitelma on hyväksytty, sen status muuttuu muotoon: 

• Nyt koulutus on hyväksytty Visiotuen piiriin. Voitte turvallisin mielin käynnistää koulutuksen.

4. Koulutuksen aikana: Osallistujatietojen kerääminen ja Vision näkyvyys

Osallistujista kerättävät tiedot

• Yhdistysten tulee koulutusten jälkeen toimittaa Visioon tietoja koulutuksiin osallistuneista henkilöistä.
• Tiedot toimitetaan Visiotuki-palvelussa, koulutuksen selvitysvaiheessa.
• Kerättäviin tietoihin vaikuttaa koulutuksen kesto:
  • Jos koulutuksen kesto on alle 6 ot:
    • Osallistujamäärä brutto (kokonaisosallistujamäärä)
    • Opiskelijoiden lukumäärä sukupuolittain jaoteltuna (naiset/miehet/muut)
  • Jos koulutuksen kesto on 6 ot tai enemmän:
    • Osallistujamäärä netto (ensimmäistä kertaa Vision koulutukseen ko. kalenterivuonna osallistuneet)
    • Osallistujamääärä netto sukupuolittain jaoteltuna (naiset/miehet/muut)
    • Joinain vuosina tilastokeskus pyytää yli 6 ot-koulutuksista myös tarkennettuja osallistujatietoja opintokeskusten opiskelijoista. Näistä tiedotamme erikseen hyvissä ajoin.
• Jos koulutukselle on myönnetty tuki tukiluokasta 3 (opintoseteli), tulee osallistujien määrä ilmoittaa myös opintoseteliryhmittäin (maahanmuuttaneet, seniorit, työttömät)
• Yhdistys päättää itse, miten tiedot kerää. Apuna tietojen keruussa kannattaa käyttää Visiotuki-palvelun Ohjeet ja lomakkeet -sivulla olevia apulomakkeita.

Vision näkyvyys koulutuksen markkinoinnissa

Muistakaa Vision näkyvyys koulutuksen markkinoinnissa. Vision logo löytyy Visiotuki-verkkopalvelun Ohjeet ja lomakkeet -sivuilta ja täältä.

Esimerkki hyvästä viittaustavasta esim:
”Koulutus järjestetään yhteistyössä Opintokeskus Vision kanssa.”
”Koulutuksen toteutumista on tukenut Opintokeskus Visio”

5. Selvityksen laatiminen

Selvitys = Raportti + kuluerittely

• Kun koulutus on toteutunut, on aika tehdä koulutuksesta selvitys.
• Selvitys koostuu kahdesta osasta: raportista ja kuluerittelystä.
• Selvitys tulee tehdä neljän viikon sisällä koulutuksen päättymisestä.

Missä selvitys tehdään?

• Kirjaudu Visiotuki-palveluun.
• Etsi oikea koulutus etusivun Viimeksi muokatut koulutukset -laatikosta tai Koulutukset-alasivulta.
• Koulutuksen nimeä painamalla avautuvat ko. koulutuksen tiedot

Raportin laatiminen

• Mene koulutuksesi Raportti-välilehdelle.
• Paina Muokkaa.
• Syötä pyydetyt tiedot.
• Paina Tallenna.
• Huom! Raportissa kysyttäviin asioihin vaikuttaa mm. koulutuksen toteutusvuosi, kesto ja tukiluokka. Se saattaa siis näyttää eri koulutusten osalta erilaiselta. Lisätietoja kohdasta ”osallistujatiedot”.

Kuluerittelyn laatiminen

• Mene koulutuksesi Kuluerittely-välilehdelle. 
• Paina Muokkaa.
• Lisää koulutuksen toteutuneet kulut eriteltynä. Saat lisätietoja Vision hyväksyttävistä kuluista ja niiden laskentatavasta i-palloista ja Visiotuki-palvelun Ohjeet ja lomakkeet -alasivulta.
• Jos koulutuksella on Muut kulut -kategoriaan kuuluvia kuluja,  anna erillinen selvitys ko. laatikkoon.
• Tarkista lopuksi, että kaikki kulut on ilmoitettu oikein ja vahvista ne rastilla. 
• Paina  Tallenna ja lähetä.
• Selvitys siirtyy Visiossa käsittelyyn. Koulutuksen status muuttuu muotoon: Selvitys tehty (odottaa käsittelyä).
• Jos selvityksessä on jotain epäselvää, sähköpostiinne lisätietopyynnön opintosihteeriltä.

6. Pistokokeet

• Joka 10:lle opintotilaisuudelle järjestetään selvityksen toimittamisen jälkeen pistokokeet.
• Järjestelmä arpoo pistokokeet satunnaisesti. Koulutuksen yhteyshenkilö saa ilmoituksen pistokokeista sähköpostiin. Visiotuki-palvelussa koulutukselle asetetuista pistokokeista viestii oranssi nuoli-ikoni.
• Pistokokeissa yhdistykset toimittavat Visioon sen koulutuksen tositteet, jolle pistokokeet on asetettu.

Tositteiden toimitus Visioon pistokokeissa

• Tositteet toimitetaan Visioon Visiotuki-verkkopalvelun kautta
• Kuluerittely-välilehdellä aktivoituu Tositteet pistokokeisiin  -laatikko, kun kun pistokokeet on asetettu.
• Käsittelyä nopeuttaa, jos nimeät tositteet ko. kululuokan mukaan. Esim. 5.1. oppimateriaalit, jne.
• Arkaluontoiset henkilötiedot (kuten henkilötunnukset) tulee peittää dokumenteista ennen lähetystä.
• Vaihtoehtoisesti tiedot toimitetaan sähköpostin liitteenä Vision opintosihteerille (leena.karisto@opintokeskusvisio.fi)  tai kirjepostina Vision toimistolle (Opintokeskus Visio, Mannerheimintie 15b A, 00260 Helsinki)
• Tositteet tulee toimittaa Visioon 2 viikon kuluessa.
• Pyydettyjen tietojen toimittamatta jättäminen johtaa tuen epäämiseen tai sen vähentämiseen.
• Esimerkkejä pistokokeissa toimitettavista tositteista löydyt pistokokeiden tarkemmasta ohjeistuksesta, joka löytyvät Visiotuki-verkkopalvelun Ohjeet ja lomakkeet –alasivulta.

7. Tuen maksu ja tukilaskelma

• Jos koulutuksen raportti ja mahdollisissa pistokokeissa toimitetut tiedot ovat kunnossa, valmistuu koulutuksesta ns. tukilaskelma.
• Tukilaskelmasta näkee koulutuksen hyväksytyn kulurakenteen ja maksettavan tuen määrän.
• Tuki maksetaan yhdistyksen tilille kahden viikon sisällä tukilaskelman hyväksymisestä.
• Voit käydä lataamassa sen pdf:nä Visiotuki-alustalta tukilaskelma-välilehdeltä
• → Tulosta.

8. Visiotuki-verkkopalvelun ohjeet ja apulomakkeet

Hyödynnä Visiotuki-verkkopalvelun Ohjeet ja lomakkeet –sivun materiaaleja! Lomakkeet löytyvät myös Visiotuki-verkkopalvelun Ohjeet ja lomakkeet alasivulta!

9. Ongelmia Visiotuki-verkkopalvelun kanssa?

Opintosihteeri
Leena Karisto
leena.karisto@opintokeskusvisio.fi
044 7273 240
(Koulutustukien hakemiseen ja tilitykseen liittyvät käytänteet)

Suunnittelija
Meri Tennilä
meri.tennila@opintokeskusvisio.fi
044 7273 243
(Palvelun lanseeraus, käyttöönotto, tukimateriaalit)